Zebranie Komisji Wyborczej PTF w dniu 18 kwietnia 2009 r.

Zebranie Komisji odbyło się w Instytucie Fizyki Teoretycznej UW (Hoża 69) o godz. 11:15. W zebraniu wzięło udział dwóch członków Komisji i zaproszony administrator serwera wyborczego dr Jarosław Młynik. Z pięciu nieobecnych członków Komisji cztery osoby usprawiedliwiły wcześniej swą nieobecność, zgłaszając gotowość zaakceptowania decyzji Komisji drogą elektroniczną.
Program zebrania:
1. Stwierdzenie prawidłowości zgłoszenia poszczególnych kandydatów.
2. Ustalenie listy uprawnionych do głosowania.
3. Ustalenie treści karty wyborczej w postaci elektronicznej oraz procedury głosowania.
4. Ustalenie terminarza posiedzeń Komisji Wyborczej.
5. Wolne wnioski.

Ad. 1. Mimo przedłużenia okresu zgłaszania kandydatów do 15 kwietnia na 27 funkcji zgłoszono 26 kandydatów. Komisja stwierdziła prawidłowość zgłoszeń, ale równocześnie stwierdziła brak zgłoszeń na funkcje Sekretarza Generalnego, Skarbnika i 4 członków Sądu Koleżeńskiego. Po dyskusji Komisja postanowiła, informując o tym Prezesa PTF, otworzyć okres zgłoszeń kandydatów na te brakujące funkcje (do wyborów w drugiej turze) od 18 kwietnia do 20 maja 2009 r. do godz. 15:00. Decyzja ta i lista kandydatów do głosowania w pierwszej turze zostały natychmiast ogłoszone na stronach WWW i rozesłane do Zarządów Oddziałów.

Ad 2. Przy wykorzystaniu elektronicznej bazy członków stwierdzono, że uprawnionych do głosowania jest 2015 członków (uwzględniono w stosunku do listy z 31 marca dodatkowych 7 osób w związku z aktualizacją przez jeden z Oddziałów listy członków w bazie). Komisja zatwierdziła listę uprawnionych do głosowania i ogłosiła ją na stronach WWW. Dane umożliwiające głosowanie 1567 członków otrzyma drogą elektroniczną, 264 członków - zwykła pocztą, a pozostali członkowie będą musieli skontaktować się z Komisją Wyborczą (najlepiej przy użyciu poczty elektronicznej).

Ad. 3. Administrator serwera wyborczego zademonstrował jego działanie podkreślając, że wykorzystane będą zasady, zabezpieczenie tajności i oprogramowanie sprawdzone przy wyborach w 2005 r. W głosowaniu nie będzie głosów nieważnych, bo system przed przyjęciem głosu będzie sprawdzał, czy liczba zaznaczonych kandydatów nie przekracza liczby miejsc do obsadzenia. Komisja zatwierdziła projekt karty wyborczej.

Ad 4. Komisja ustaliła, że następne zebrania Komisji odbędą się o godz. 11:15 w siedzibie Zarządu Głównego PTF w następujących terminach:
- 16 maja: ustalenie wyników pierwszej tury wyborów,
- 6 czerwca: ustalenie wyników drugiej tury wyborów.
Rozpatrzenie ewentualnych protestów odbędzie się drogą elektroniczną.

Ad 5. Wolnych wniosków nie było.

Warszawa, 18 kwietnia 2009 r.